În ultimele luni, peste 1.500.000 de cetățeni români au beneficiat de documente obținute electronic prin intermediul hub-ului Ministerului Afacerilor Interne. Ce este acest hub, ce servicii oferă el mai exact, ce documente se pot obține în timp de câteva minute în format electronic, vom afla în rândurile de mai jos
Ministerul Afacerilor Interne a făcut progrese foarte mari în ceea ce privește digitalizarea serviciilor oferite cetățenilor. Un proiect foarte amplu în acest sens este operaționalizarea hub-ului MAI. Puteți să ne dați mai multe informații despre acest proiect, ce conține el și, mai exact, ce documente se pot obține acum online?
Hub-ul MAI a apărut ca și idee de implementare undeva în anii 2014-2015. Ulterior a parcurs un proces birocratic destul de amplu și în 2018 am reușit să semnăm un contract de finanțare care ne-a permis efectiv să trecem de la etapa de imaginare a unei implementări de servicii electronice către zona pragmatică. Avem în online nouă categorii de servicii electronice pentru cetățeni. Bineînțeles că ajută și mediul de afaceri. Semnificativ și extrem de cunoscut este Cazierul Judiciar, platformă care a fost pusă în mediul online în februarie 2023. Am continuat cu implementarea platformei e-pașapoarte, care permite programarea la sediile serviciilor județene, respectiv monitorizarea statusului obținerii acestui tip de document de călătorie. Totodată, platforma privind istoricul sancțiunilor rutiere a fost adusă în online în martie 2023 și continuăm cu componente care țin de obținerea unor avize pe care Ministerul Afacerilor Interne trebuie să le emită în contextul autorizațiilor de construcție. Aici avem elemente de noutate absolută, pentru că suntem primul și deocamdată singurul minister care a digitalizat toată suita de avize pe care trebuie să o punem la dispoziția cetățenilor și autorităților pentru obținerea unei autorizații de construcții. Avem tot în online și servicii un pic mai apropiate de zona noastră de interes, respectiv componenta de carieră pentru cei care doresc să participe la un concurs pe care Ministerul Afacerilor Interne, prin structurile sale, îl publică. Este un serviciu implementat în decembrie anul trecut. Continuăm și avem în online și componenta de învățământ pentru participarea la examenele organizate de instituțiile de învățământ ale MAI. Importantă este și componenta de apostilare, mai ales pentru cetățenii din afara țării. Un serviciu care este în momentul acesta utilizat cu preponderență de către cei din diaspora în vederea validării documentelor pe care trebuie să le prezinte autorităților din afara țării. Bineînțeles, mai avem în pregătire și alte aplicații.
Cum putem accesa acest hub și care sunt pașii de urmat pentru a ne putea crea un cont?
Prima condiție este o conexiune stabilă la internet și un device de tip smartphone, tabletă, laptop, stație fixă. Accesarea hub-ului presupune crearea unui cont pentru accesarea interfeței. De exemplu, pentru a solicita un cazier judiciar este nevoie de un cont valid, pentru ca persoana care solicită să fie, ulterior acestei cereri, pe de-o parte verificată în bazele noastre de date, pe de altă parte trebuie să avem certitudinea că cel care solicită este și cel care are dreptul să primească o asemenea informație sensibilă. Aceasta pentru serviciile care necesită utilizarea contului, dar există și posibilitatea accesării unor servicii fără a avea un cont în hub-ul MAI, pur și simplu, din interfață. Joburile disponibile de la nivelul structurilor Ministerului Afacerilor Interne sunt expuse în mediul online fără a fi nevoie de un cont. Pentru a crea un cont, avem mai multe mecanisme. Cel clasic este prin înrolarea în interfața de identificare a platformei hub.mai.gov.ro, iar acolo se parcurge o serie de pași, se solicită informații și la sfârșit validarea contului se face la una dintre entitățile MAI, pentru a ne asigura că solicitantul va fi și cel care va deține contul, întrucât îi va asigura accesul către toate serviciile pe care le va oferi MAI în viitor. Componenta de securitate este extrem de importantă pentru noi toți. Al doilea mecanism ar fi prin utilizarea platformei ghișeul.ro. Pentru cei care sunt deja înrolați în acesta, avem un mecanism de preluare a setului de date aferente acelor conturi. În baza unei solicitări pe care respectivul utilizator o face în platforma noastră, acel cont devine un cont la hub.mai.gov.ro, iar ulterior autentificarea se face direct în această platformă. Este o formă de cooperare, o formă de interoperabilitate între hub.mai.gov.ro și alte platforme guvernamentale.
Cum pot obține cetățenii români documentele în format fizic, în format electronic? Cum le pot folosi pe cele pe care efectiv le generează prin intermediul acestui hub? Aceste servicii presupun vreo taxă?
În acest moment, în hub.mai.gov.ro nu avem servicii care să necesite efectuarea vreunei plăți pentru serviciul expus. Pe viitor, în funcție de evoluția serviciilor pe care le vor dezvolta colegii din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, în funcție de baza legală existentă la acea dată, vor fi sau nu costuri asociate prestării acelui serviciu, însă utilizarea hub-ului este fără costuri pentru cetățean. Pentru contravaloarea unui pașaport, există posibilitatea efectuării unei plăți, prin mecanismul ghișeul.ro, care se poate face direct în platformă, astfel încât, la momentul depunerii documentelor pentru pașaport să nu mai fie nevoie de un drum la bancă sau la vreun ghișeu pentru a efectua plata. Referitor la modalitatea de obținere a unor documente atât în format electronic, cât și în format fizic, acestea pot fi obținute utilizând hub-ul. Recomandarea noastră este a se utiliza cu preponderență formatul electronic, de regulă PDF, semnat electronic cu certificat calificat. Semnătura electronică aplicată unui astfel de document este, cel puțin din informațiile pe care le avem noi la această dată, imposibil de compromis. În situația în care documentul respectiv este printat și folosit în format letric, în funcție de procedurile specifice celui care are nevoie de acel document, el își pierde din calitățile lui de document absolut sigur. Nu împiedic transpunerea lui pe un format letric, însă mecanismele de securitate vizează doar calitatea lui de document în format electronic.
Odată printat un document, acesta se păstrează într-o secțiune a hub-ului? Are o anumită valabilitate, ne mai putem folosi de documentul respectiv?
Da, documentul se păstrează. Valabilitatea acestuia – exemplu cazierul electronic – este de șase luni de la data emiterii, iar numărul de utilizări este, spunem noi, infinit, în perioada respectivă. Acest lucru ajută foarte mult utilizatorul întrucât, indiferent de numărul de solicitanți ai acelui tip de document, îl poate transmite copy-paste, fără să fie nevoit să mai adreseze încă o solicitare, în contextul clasic în care trebuia să se ducă din nou la secția de poliție pentru a obține acel document. În cazul de față, documentul poate fi utilizat ori de câte ori în cele șase luni. Un avantaj major! Documentul poate fi stocat la nivelul userului, pe smartphone sau în calculator și, implicit, la nivelul hub-ului, regăsindu-se în interfața utilizatorului toate documentele pe care le-a emis în perioada de valabilitate.
Aveți o statistică din punct de vedere al numărului de persoane care au folosit până acum serviciile oferite de hub-ul MAI? Care au fost cele mai solicitate servicii?
Desigur. Peste 1.500.000 de persoane în contextul eliberării de documente, iar ca număr de accesări, peste 4.500.000. Preponderența a fost în general la nivel de utilizatori de smartphone, în jur de 75%. Cele mai solicitate servicii au fost programările la sediile serviciilor județene de pașapoarte. Peste un milion de cetățeni români sunt beneficiarii serviciilor hub.mai.gov.ro. În ceea ce privește partea de cazier, au fost eliberate peste 350.000 de caziere judiciare, semnate electronic. Pe zona de istoric a sancțiunilor rutiere, sunt peste 200.000 de cetățeni care s-au interesat. Este adevărat că nu îți oferă doar informații legate de istoricul sancțiunilor, ci inclusiv legate de valabilitatea permisului de conducere, o informație importantă, mai ales pentru cei care uită la un moment dat să își preschimbe permisul de conducere, precum și data obținerii și alte elemente ajutătoare pentru utilizator.
Aveți o țintă stabilită pentru viitor, în cazul în care acest număr va crește exponențial? Din ce în ce mai mulți români folosesc dispozitivele electronice, deja ne-am obișnuit să avem totul la îndemână doar accesând telefonul și evident că acest hub ne ușurează foarte mult viața, pentru că, iată, intrând pe o platformă făcută de MAI putem obține, în timp foarte scurt, documente pentru care înainte făceam drumuri, plăteam taxe, depuneam hârtii. Tot acest proces este extrem de simplificat acum și din ce în ce mai mulți români vor folosi aceste dizpozitive online.
Am convingerea că numărul utilizatorilor va crește odată cu mărirea numărului de servicii și al metodelor de autentificare. Intenționăm ca pe parcursul acestui an să mai adăugăm o metodă, respectiv cea cu cartea electronică de identitate, momentul exact urmând a îl stabili împreună cu ceilalți colegi de la Direcția Generală de Evidență a Persoanelor. Odată cu mărirea numărului de servicii, a numărului de mecanisme de autentificare avem certitudinea că și ținta noastră de utilizatori va crește exponențial. Apreciem că anul acesta vom ajunge la 7-8 milioane de accesări, iar ca număr de conturi (pe care noi le numim identități) de la 360.000, câte avem în acest moment, ținta este de peste un milion. Totodată, ne propunem să ajungem la peste un milion de identități electronice în hub.maigov.ro până la finele anului. Este o țintă care poate fi atinsă și va ajuta nu doar consumatorii de servicii. Precizez că am depășit, cel puțin la nivelul proiectului, țintele asumate încă dinaintea finalizării primelor trei servicii electronice publicate în hub. Ținta (indicatorul) de un milion de accesări am atins-o în două sau trei luni de la prima lansare a cazierului. A fost o surpriză și pentru noi, nu ne așteptam la o atracție atât de mare față de aceste servicii, dar este clar că au venit pe un fond de nevoi.
Menționați la începutul discuției noastre și românii aflați în afara țării. Sunt aceste servicii disponibile și pentru ei, diferă în vreun fel modul în care pot accesa aceștia hub-ul MAI?
Nu diferă. Nu avem mecanisme de blocare a accesului în afara țării către aceste servicii, chiar le încurajăm. Avem reacții din diaspora cu privire la beneficiile pe care le aduc aceste servicii cetățenilor români din străinătate. Răspunsul este „da”, aceste servicii sunt accesibile pe tot mapamondul.
Iată că s-au schimbat foarte mult lucrurile, de la „nu putem face nimic fără foarte multe documente pe hârtie, dosare, drumuri”. La ora actuală, Ministerul Afacerilor Interne a evoluat din punct de vedere al digitalizării. Considerați că răspundeți nevoilor cetățenilor sau este nevoie de mai mult?
În mod evident, este nevoie de mai mult. Prin ceea ce am făcut până acum, demonstrăm că putem. Am depășit în anul 2023 bariera aceea a pseudoneputinței de a livra servicii către cetățeni în mediul online, iar raportându-ne strict la serviciile pe care le avem deja în internet și prin evaluarea pe care ne-au făcut-o utilizatorii noștri, constatăm că aceste servicii răspund cerințelor consumatorilor din mediul online. Așadar, nouă ne place să credem că ce am livrat până acum este de calitate și da, trebuie să continuăm, întrucât este nevoie chiar de mult mai mult.
S-au obișnuit cetățenii români să folosească mediul online? Mai avem încă de învățat din punct de vedere al digitalizării sau suntem pe drumul cel bun?
Cetățenii români s-au obișnuit, mai ales că vin pe un fond al pregătirii în zona aceasta a utilizării dispozitivelor de tip smartphone, tablete și laptop destul de îndelungată. Știm că noi, românii, avem un apetit deosebit pentru zona de tehnologie, suntem recunoscuți pe plan mondial ca fiind chiar un hub inovator pe partea de tehnologie și furnizor de servicii atât în țară, cât și peste hotare, așa încât adoptarea acestor servicii la nivel național a fost una pe care aproape că nici nu am resimțit-o. Pe lângă laude, vin și critici constructive referitoare la modalitatea în care am putea să îmbunătățim și zona de interfață pe care o expunem către cetățeni, să implementăm mecanisme de tip user inter-face, cât și, bineînțeles, propuneri de servicii noi.
Știm că ați fost implicat direct în operaționalizarea hub-ului, dar care au fost și ceilalți oameni care au stat în spatele acestui hub?
A fost o echipă fantastică! Pe partea tehnică, DGCTI, cu suport de la beneficiarii acestor servicii din cadrul MAI, Poliția Română ne-a sprijinit mult pe zona de analiză de business. Pentru că nu poți digitaliza un serviciu fără să înțelegi exact ce presupune livrarea lui chiar și în mediul acesta analogic, cum îi spunem noi, iar acel lucru nu se poate face decât împreună cu cei care se ocupă zilnic de un astfel de serviciu. Pe lângă ei avem colegii din zona financiară, din zona de fonduri europene, pentru că a fost un proiect extrem de complex și din punct de vedere financiar și juridic. Am primit sprijin și din partea zonei de logistică pentru că am avut extrem de multe încercări pe partea aceasta de construcții, am descoperit și noi problemele pe care le generează atât obținerea unor avize, cât și lucrările pe care le implică ridicarea unei construcții cu totul și cu totul speciale. În afară, hub-ul implică și un data center, o construcție extrem de complexă din punct de vedere tehnic. Putem vorbi de o echipă foarte închegată, care a făcut posibil din toate unghiurile, din toate domeniile, atingerea acestui obiectiv.
Care considerați că sunt provocările viitorului?
Transformarea digitală. Este necesar să înțelegem că trebuie să transformăm foarte mult. Am descoperit că multe proceduri și activități, acțiuni, procese, fluxuri, necesită o regândire. Trebuie să modificăm felul în care ne organizăm în interior, felul în care livrăm servicii în exterior, întrucât calculatorul, interfața, ne oferă o poză exactă și matematică a ceea ce facem. Această analiză ne duce la ideea că trebuie să începem extrem de rapid transformarea și nu doar în sensul mutării în online a unor operațiuni, ci pur și simplu a modificării semnificative ale unor procese / fluxuri interne astfel încât consumatorii noștri de servicii, beneficiarii, cetățenii, mediul de afaceri, mediul guvernamental, să fie cu adevărat satisfăcuți de tot ceea ce avem noi de realizat. Acesta este un proces îndelungat.
Irina Drăgan