Pe 17 martie 2026, la sediul Arhivelor Naționale ale României (ANR), a avut loc o conferință de presă în cadrul căreia au fost prezentate informații privind proiectul de ordin al viceprim-ministrului, ministrul Afacerilor Interne, pentru aprobarea procedurilor specifice de organizare și desfășurare a activității arhivistice a documentelor electronice
Proiectul legislativ prezentat în cadrul conferinței de presă organizate de ANR și-își propune revizuirea și actualizarea cadrului de reglementare a activităților și practicilor arhivistice din România care să permită Arhivelor Naționale să își exercite atribuțiile legate de legale de a administra, a supraveghea și proteja documentele electronice din Fondul Arhivistic Național.
Acest act normativ este „rezultatul unui efort consistent de a răspunde unei realități cunoscute de noi toți: instituțiile publice din România creează și administrează, zilnic, cantități tot mai mari de documente electronice și o fac, sau o făceau până acum, fără un cadru procedural comun, coerent și verificabil”, după cum a precizat în conferința de presă dr. Cristian Anița, directorul Arhivelor Naționale ale României.
„Această tranziție necesită un cadru normativ robust, clar și aplicabil unitar, care să stabilească reguli, proceduri și responsabilități bine definite în ceea ce privește administrarea documentelor electronice
De asemenea, acesta a subliniat faptul că aceste proceduri acoperă întregul ciclu de viață al documentului electronic, de la momentul creării sau primirii lui și până la eliminarea controlată sau predarea la arhiva istorică.
„În contextul evoluției sociale, economice și culturale, care a marcat societatea românească în ultimii 30 de ani, a evoluției proceselor tehnice de administrare al informației pe suport electronic, al tranziției progresive către documentul electronic, digitalizarea reprezintă principalul instrument prin care poate fi optimizată relația dintre administrația publică și beneficiarii săi, prin înlocuirea treptată a fluxurilor administrative tradiționale, bazate pe documente în formă fizică, adică pe hârtie, cu procese automatizate, securizate și eficiente din punct de vedere operațional. Această tranziție necesită un cadru normativ robust, clar și aplicabil unitar, care să stabilească reguli, proceduri și responsabilități bine definite în ceea ce privește administrarea documentelor electronice și, mai ales, interoperabilitatea sistemelor informatice și care să reglementeze circuitul documentelor electronice, condițiile de păstrare și arhivare digitală, precum și accesul și utilizarea acestora în conformitate cu principiile legalității, autenticității, integrității și durabilității informației. În era digitală actuală, tranziția de la arhive fizice, voluminoase și dificil de gestionat, către soluții digitale reprezintă o necesitate inevitabilă. Reglementarea arhivării electronice este crucială pentru a transforma documentele digitale în documente cu valoare legală, autentice și sigure”, a spus directorul Arhivelor Naționale ale României.
În același context, dr. Cristian Anița a subliniat faptul că un element important al acestor proceduri este Sistemul de Management Arhivistic – SMA, iar fiecare creator și/sau deținător de arhivă are obligația de a implementa, întreține și monitoriza un astfel de sistem, adaptat propriilor nevoi și specificului activității sale.
„SMA nu înseamnă un model unic impus tuturor. Dimpotrivă, procedurile stabilesc ce trebuie realizat, lăsând fiecărei instituții libertatea de a decide cum anume îl implementează. Aceasta este o abordare flexibilă, care ține cont de diversitatea instituțională și de nivelurile diferite de maturitate digitală existente astăzi. Prin SMA, fiecare instituție este obligată să definească roluri clare, să aloce responsabilități concrete și să folosească instrumente, atât tehnice, cât și procedurale, pentru a asigura o administrare corespunzătoare a arhivei. SMA este monitorizat și revizuit periodic, tocmai pentru a rămâne relevant și funcțional în timp. Aceasta este o schimbare fundamentală de perspectivă: arhivarea electronică nu mai este o sarcină tehnică lăsată în seama departamentului IT. Devine o responsabilitate organizatorică integrată, care implică deopotrivă personalul arhivistic, specialiștii în tehnologia informației, juriștii și managerii instituției”, a mai precizat acesta.
De asemenea, la conferința de presă organizată de Arhivele Naționale ale României, chestor de poliție Răzvan-Iulian Jiga, director general al Direcției Generale pentru Comunicații și Tehnologia Informației, a subliniat faptul că digitalizarea fără arhivarea electronică nu este posibilă și, odată cu emiterea acestor noi norme, se constată un cadru ce permite o mai bună înțelegere a obligațiilor celor care trebuie să creeze documente în format electronic și, bineînțeles, o mai bună structurare a reglementărilor.
„Reglementarea arhivării electronice permite accesul instantaneu la documente, economisirea spațiului fizic și eliminarea costurilor cu distrugerea fizică a documentelor după împlinirea termenului de păstrare
„Domeniul IT reprezintă unul dintre cei mai importanți indicatori ai modernizării societății, a instituțiilor publice și serviciilor puse la dispoziția cetățenilor, prin derularea de activități care au ca finalitate asigurarea unor soluții și tehnologii capabile să satisfacă nevoile specifice de comunicații și tehnologia informației. Reglementarea arhivării electronice permite accesul instantaneu la documente, economisirea spațiului fizic și eliminarea costurilor cu distrugerea fizică a documentelor după împlinirea termenului de păstrare”, a spus chestor de poliție Răzvan-Iulian Jiga.
Totodată, acesta a subliniat faptul că, spre deosebire de hârtie care poate fi distrusă de incendii, inundații, arhiva electronică reglementată și implementarea corespunzătoare a măsurilor propuse prin acest act normativ presupune stocarea securizată în centre de date cu proceduri de backup și disaster recovery, asigurând continuitatea.
„Trecerea din analogic în digital a unor astfel de documente trebuie să se facă respectând aceste reguli pentru ca ea, informația, să fie una disponibilă la nivel de arhivă electronică și nu doar pe un termen mediu cel mult a fi prezervată. Altfel vom fi în situația în care, în mod repetat, va trebui să asigurăm noi platforme, noi implementări, noi preluări de date în viitoarele sisteme care trebuie să asigure pe termen foarte lung ceea ce numim astăzi arhivă la nivelul instituției sau chiar arhivă națională”, a mai spus directorul general al Direcției Generale pentru Comunicații și Tehnologia Informației.
Natalia Traicu